Proyek adalah
aktivitas yang mempunyai ciri-ciri seperti mempunyai objektif yang spesifik
yang harus diselesaikan, terdefinisi jelas waktu awal dan akhir, mempunyai
batas dana, menggunakan sumber daya, serta multifungsional yaitu anggota proyek
bias berasal dari departemen yang berbeda. Manajemen proyek meliputi juga
perencanaan dan pengawasan proyek. Perencanaan proyek meliputi definisi
kebutuhan kerja, definisi jumlah dan kualitas kerja, dan definisi kebutuhan
sumebr daya. Sedangkan pengawasan proyek terdiri dari penelusuran status
proyek, membandingkan hasil actual dan hasil diprediksikan, dan membuat
penyesuaian.
Berikut ini beberapa kualifikasi teknis
maupun nonteknis yang harus dipenuhi seorang Manajer Proyek. Setidaknya ada 3
(tiga) karakteristik yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kualifikasi
seseorang untuk menjadi Manajer Proyek yaitu:
1.
Karakter
Pribadinya
2.
Karakteristik
Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
3.
Karakteristik
Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin
Karakter
Pribadinya
·
Memiliki
pemahaman yang menyeluruh mengenai teknis pekerjaan dari proyek yang dikelola
olehnya.
·
Mampu
bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung
jawab.
·
Memiliki
integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung
di lingkungan tempat dia bekerja.
·
Asertif
·
Memiliki
pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola waktu dan manusia.
Karakteristik
Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
·
Memiliki
komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal,
anggaran dan prosedur yang dibuat.
·
Pelaksanakan
seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang
dapat memuaskan para pengguna/klien.
·
Pernah
terlibat dalam proyek yang sejenis.
·
Mampu
mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi
kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari
proyek yang dilaksanakan.
·
Membuat
dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak
terduga.
·
Membuat
dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.
·
Memiliki
kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal
tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika
terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.
·
Membangun
dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang
ditentukan sebelumnya.
·
Memiliki
kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi
tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.
·
Mampu
membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.
Karakteristik
Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin
·
Memiliki
kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.
·
Mampu
menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan
tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.
·
Menghormati
para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari
mereka.
·
Berbagi
sukses dengan seluruh anggota tim.
·
Mampu
menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.
·
Memberikan
apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
·
Mampu
mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk
menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang
disusunnya.
·
Mendelegasikan
tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.
·
Memiliki
kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan
yang didelegasikan darinya.
·
Menjadikan
dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.
·
Mampu
membangun kedisiplinan secara struktural.
·
Mampu
mengidentifikasi kelebihan-kelebihan dari masing-masing anggota tim serta memanfaatkannya
sebagai kekuatan individual.
·
Mendayagunakan
setiap elemen pekerjaan untuk menstimulasi rasa hormat dari para personil yang
terlibat dan mengembangkan sisi profesionalisme mereka.
·
Menyediakan
sedikit waktu untuk menerima setiap ide yang dapat meningkatkan kematangan
serta pengembangan dirinya.
·
Selalu
terbuka atas hal-hal yang mendorong kemajuan.
·
Memahami
secara menyeluruh para anggota tim yang dipimpinnya dan mengembangkan
komunikasi efektif di dalamnya.
Berkaitan
dengan pekerjaan seorang manajer, menurut Katz, kemampuan yang diperlukan oleh
manajer adalah:
·
Kemampuan
konseptual
·
Kemampuan
interpersonal
·
Kemampuan
administrasi
·
Kemampuan
teknis
Shtub (1994) menggambarkan
diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek,
diantaranya adalah:
i.
Budgeting
and Cost Skills
Kemampuan dalam hal
membuat anggaran biaya proyek baik dalam hal analisis biaya proyek, analisis
kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan
keinginan penyedia dana.
Schedulling and Time
Management Skills
Manajer proyek
dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai
tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek
harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan
teknik WBS (Work Breakdown Structure). Selain itu, manajer proyek harus mampu
memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis.
ii.
Technical
Skills
Kemampuan teknis
melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan
mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan ini biasanya
didapatkan dari penimbaan ilmu khusus, misalnya Institut Manajemen Proyek, dsb
Resource Management
and Human Relationship Skills
Manajer proyek perlu
memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, sehingga diperlukan
kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal
ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan sosial dengan orang-orang
yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder.
iii.
Communication
Skills
Perencanaan sebuah
proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif
antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui
tanggung jawab mereka.
iv.
Negotiating
Skills
Selain kemampuan
komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan
manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus
dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul
kepercayaan.
v.
Marketing,
Contracting, Customer Relationship Skills
Manajer proyek juga
harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat
tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya
tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Selain itu, kedekatan dengan konsumen
sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsif terhadap perubahan kebutuhan
dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam konsep TQM,
kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara
terus-menerus anatar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana,
2003).
vi.
Leadership
Skills
Kepemimpinan menjadi
salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang
dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau
timnya bekerja. Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan
dengan memberi teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif.
Kriteria Manajer Proyek yang Baik
Shtub(1994) menggambarkan diagram
kemampuan yang penting dimiliki untuk seorang manajer proyek, yaitu:
1. Problem Solving, kemampuan manajer
dalam menyelesaikan suatu masalah dengan efektif dan efisien.
2. Budgeting and Cost Skills,
kemampuan dalam hal membuat sebuah anggaran biaya proyek, analisis kelayakan
investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan
penyedia dana.
3. Scheduling and Time Management
Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek.
4. Technical Skills, kemampuan teknis
melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek, dengan mengetahui
prosedur-prosedur dan mekanisme proyek.
5. Leadership Skills, kemampuan ini
penting dimiliki karena apa yang yang dilakukan oleh seorang manajer proyek
menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja.
6. Resource Management and Human
Relationship Skills, kemampuan ini adalah masalah utama bagi para manajer
proyek. Karena manajer proyek harus memahami akibat dari kegagalan dalam
mengelola sumber daya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan
social dengan orang-orang yang terlibat didalam proyek. Seorang manajer proyek
juga harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan
persahabatan dengan pihak lain, salah satunya menjadi pendengar yang baik.
7. Communication Skills, seorang
manajer proyek harus memiliki kemampuan komunikasi dengan baik, karena jika
tidak ada komunikasi yang efektif maka perencanaan sebuah proyek tidak akan
berjalan dengan lancar.
8. Negotiating Skills, untuk memperoleh
simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan ini sangat penting. Tapi,
manajer proyek harus emmahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan
pemahaman ini manajemen proyek dapat melakukan negosiasi dengan pemikiran yang
tenang untuk memperoleh apa yang diinginkan.
9. Marketing, Contracting, Customer
Relationship Skills; kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh seorang
marketing, tetapi seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk
memasarkan hasil proyeknya. Selain itu, kedekatan dengan para konsumen juga
sangat diperluka, manajer proyek harus responsive terhadap perubahan kebutuhan
dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Selain kriteria-kriteria diatas,
terdapat kriteria lain yang harus dimilik oleh seorang manajer proyek,
diantaranya adalah:
1. Pemikir system, kemampuan dalam
berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang
berbeda-beda, karena tidak bias dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah
hanya secara parsial.
2. Integritas pribadi, membangun dan
meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu
sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim.
3. Proaktif, seorang manajer proyek
dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif) akan
tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa
depan proyek.
4. Toleransi yang tinggi terhadap
stress, mengingat sebuah proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti
akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang bebankan tanggung jawab kepadanya.
Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat
bertahan dalam tekanan.
5. Perspektif Bisnis Umum, seorang
manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang
berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.
6. Politikus Mahir, strategi dalam
menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan
kriteria pentik manajer proyek yang efektif.
7. Optimis, Kepercayaan diri terhadap
proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah
strategi proyek kea rah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang
telah ditetapkan.
Referensi:
http://rizarahmat24.blogspot.com/2012/03/kriteria-manager-proyek-yang-baik.html
0 komentar:
Posting Komentar