M.Yanuar Suratman. Diberdayakan oleh Blogger.
RSS

Kriteria Manager Proyek Yang Baik


Proyek adalah aktivitas yang mempunyai ciri-ciri seperti mempunyai objektif yang spesifik yang harus diselesaikan, terdefinisi jelas waktu awal dan akhir, mempunyai batas dana, menggunakan sumber daya, serta multifungsional yaitu anggota proyek bias berasal dari departemen yang berbeda. Manajemen proyek meliputi juga perencanaan dan pengawasan proyek. Perencanaan proyek meliputi definisi kebutuhan kerja, definisi jumlah dan kualitas kerja, dan definisi kebutuhan sumebr daya. Sedangkan pengawasan proyek terdiri dari penelusuran status proyek, membandingkan hasil actual dan hasil diprediksikan, dan membuat penyesuaian.

Berikut ini beberapa kualifikasi teknis maupun nonteknis yang harus dipenuhi seorang Manajer Proyek. Setidaknya ada 3 (tiga) karakteristik yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kualifikasi seseorang untuk menjadi Manajer Proyek yaitu:
1.      Karakter Pribadinya
2.      Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
3.      Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin
Karakter Pribadinya
·         Memiliki pemahaman yang menyeluruh mengenai teknis pekerjaan dari proyek yang dikelola olehnya.
·         Mampu bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung jawab.
·         Memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.
·         Asertif
·         Memiliki pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola waktu dan manusia.
Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
·         Memiliki komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal, anggaran dan prosedur yang dibuat.
·         Pelaksanakan seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang dapat memuaskan para pengguna/klien.
·         Pernah terlibat dalam proyek yang sejenis.
·         Mampu mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dilaksanakan.
·         Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga.
·         Membuat dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.
·         Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.
·         Membangun dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.
·         Memiliki kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.
·         Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.

Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin
·         Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.
·         Mampu menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.
·         Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka.
·         Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim.
·         Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.
·         Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
·         Mampu mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang disusunnya.
·         Mendelegasikan tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.
·         Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya.
·         Menjadikan dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.
·         Mampu membangun kedisiplinan secara struktural.
·         Mampu mengidentifikasi kelebihan-kelebihan dari masing-masing anggota tim serta memanfaatkannya sebagai kekuatan individual.
·         Mendayagunakan setiap elemen pekerjaan untuk menstimulasi rasa hormat dari para personil yang terlibat dan mengembangkan sisi profesionalisme mereka.
·         Menyediakan sedikit waktu untuk menerima setiap ide yang dapat meningkatkan kematangan serta pengembangan dirinya.
·         Selalu terbuka atas hal-hal yang mendorong kemajuan.
·         Memahami secara menyeluruh para anggota tim yang dipimpinnya dan mengembangkan komunikasi efektif di dalamnya.

Berkaitan dengan pekerjaan seorang manajer, menurut Katz, kemampuan yang diperlukan oleh manajer adalah:
·         Kemampuan konseptual
·         Kemampuan interpersonal
·         Kemampuan administrasi
·         Kemampuan teknis

Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek, diantaranya adalah:

        i.            Budgeting and Cost Skills
Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek baik dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
Schedulling and Time Management Skills
Manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS (Work Breakdown Structure). Selain itu, manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis.
      ii.            Technical Skills
Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan ini biasanya didapatkan dari penimbaan ilmu khusus, misalnya Institut Manajemen Proyek, dsb
Resource Management and Human Relationship Skills
Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, sehingga diperlukan kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan sosial dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder.
    iii.            Communication Skills
Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka.
     iv.            Negotiating Skills
Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
       v.            Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills
Manajer proyek juga harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsif terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus anatar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).
     vi.            Leadership Skills
Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan memberi teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif.
Kriteria Manajer Proyek yang Baik
Shtub(1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting dimiliki untuk seorang manajer proyek, yaitu:
1. Problem Solving, kemampuan manajer dalam menyelesaikan suatu masalah dengan efektif dan efisien.
2. Budgeting and Cost Skills, kemampuan dalam hal membuat sebuah anggaran biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
3. Scheduling and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek.
4. Technical Skills, kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek.
5. Leadership Skills, kemampuan ini penting dimiliki karena apa yang yang dilakukan oleh seorang manajer proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja.
6. Resource Management and Human Relationship Skills, kemampuan ini adalah masalah utama bagi para manajer proyek. Karena manajer proyek harus memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat didalam proyek. Seorang manajer proyek juga harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya menjadi pendengar yang baik.
7. Communication Skills, seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan komunikasi dengan baik, karena jika tidak ada komunikasi yang efektif maka perencanaan sebuah proyek tidak akan berjalan dengan lancar.
8. Negotiating Skills, untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan ini sangat penting. Tapi, manajer proyek harus emmahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajemen proyek dapat melakukan negosiasi dengan pemikiran yang tenang untuk memperoleh apa yang diinginkan.
9. Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills; kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh seorang marketing, tetapi seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya. Selain itu, kedekatan dengan para konsumen juga sangat diperluka, manajer proyek harus responsive terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Selain kriteria-kriteria diatas, terdapat kriteria lain yang harus dimilik oleh seorang manajer proyek, diantaranya adalah:
1. Pemikir system, kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bias dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial.
2. Integritas pribadi, membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim.
3. Proaktif, seorang manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif) akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek.
4. Toleransi yang tinggi terhadap stress, mengingat sebuah proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang bebankan tanggung jawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan.
5. Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.
6. Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan kriteria pentik manajer proyek yang efektif.
7. Optimis, Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek kea rah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan.

Referensi:
http://rizarahmat24.blogspot.com/2012/03/kriteria-manager-proyek-yang-baik.html
 

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

0 komentar:

Posting Komentar